En bref. Le décret n° 2015-1437 du 5 novembre 2015 fixe la liste limitative des pièces que vous pouvez exiger d'un candidat locataire et de sa caution. Tout ce qui n'y figure pas est interdit, y compris un relevé de compte bancaire ou une autorisation de prélèvement. Les manquements sont punis d'une amende administrative pouvant atteindre 3 000 euros pour une personne physique et 15 000 euros pour une personne morale. Et un dossier bâti sur des pièces interdites ne vous protège pas davantage devant un assureur.
Les quatre familles de pièces autorisées
Le décret organise les documents en quatre catégories, chacune avec une liste de justificatifs admis parmi lesquels le candidat choisit.
- L'identité. Pièce d'identité en cours de validité comportant la photographie et la signature.
- Le domicile actuel. Quittances de loyer récentes, attestation d'hébergement, dernier avis de taxe foncière ou titre de propriété.
- La situation professionnelle. Contrat de travail, attestation de l'employeur, carte professionnelle, extrait d'immatriculation pour un indépendant, carte d'étudiant.
- Les ressources. Bulletins de salaire, avis d'imposition, justificatifs de versement de prestations sociales, de pension ou de revenus fonciers.
Une deuxième annexe du décret fixe la liste applicable à la caution, lorsqu'un cautionnement est licite. Rappelons qu'il ne l'est pas si vous souscrivez une garantie loyers impayés, sauf locataire étudiant ou apprenti.
Ce que vous ne pouvez pas demander
Tout ce qui ne figure pas dans les annexes du décret est exclu. Les demandes les plus fréquemment commises, et les plus sanctionnables, sont les suivantes.
| Pièce réclamée | Statut |
|---|---|
| Relevé de compte bancaire | Interdit |
| Attestation de bonne tenue de compte | Interdit |
| Autorisation de prélèvement automatique | Interdit |
| Carte Vitale ou attestation de sécurité sociale | Interdit |
| Extrait de casier judiciaire | Interdit |
| Dossier médical | Interdit |
| Attestation d'absence de crédit en cours | Interdit |
| Chèque de réservation du logement | Interdit |
| Photographie d'identité, hors pièce d'identité | Interdit |
| Contrat de mariage, certificat de concubinage | Interdit |
La loi interdit par ailleurs au bailleur d'imposer la cosignature d'un ascendant ou d'un descendant du candidat. Autrement dit, vous ne pouvez pas exiger que les parents signent le bail avec leur enfant.
Ce que vous risquez
La sanction n'est pas théorique. Les manquements sont punis d'une amende administrative prononcée par le préfet, dont le montant ne peut dépasser 3 000 euros pour une personne physique et 15 000 euros pour une personne morale.
Le montant est proportionné à la gravité des faits. L'amende ne peut être prononcée plus d'un an après la constatation des faits, et la personne visée doit avoir été mise en mesure de présenter ses observations au préalable.
Pour une société civile immobilière, c'est donc le plafond de 15 000 euros qui s'applique : les bailleurs en SCI ont un intérêt particulier à la rigueur sur ce point, comme le détaille notre page GLI en SCI.
Le dossier qui passe devant un assureur
Un bon dossier n'est pas un dossier épais, c'est un dossier cohérent et constitué avec les pièces autorisées. L'assureur examinera exactement ces pièces le jour d'un impayé, pour vérifier que le locataire remplissait bien les conditions à la signature.
Trois points font la différence.
Le taux d'effort. C'est le critère central : la part du loyer charges comprises dans les revenus nets. Beaucoup de contrats s'arrêtent à un tiers des revenus ; le nôtre accepte jusqu'à 38 %. Au-delà du seuil, le dossier sort de la garantie, même irréprochable par ailleurs. Vérifiez ce ratio avant de signer, pas après, avec notre calculateur de taux d'effort.
La cohérence. Les bulletins de salaire doivent concorder avec l'avis d'imposition et avec le contrat de travail. Les incohérences de dates, d'employeur ou de montants sont le premier signal d'un dossier falsifié, et un faux document découvert après coup fragilise la garantie.
La conservation. Gardez l'intégralité du dossier pendant toute la durée du bail et au-delà. Un dossier perdu, c'est l'impossibilité de démontrer que le locataire était éligible le jour de la signature.
Vérifier sans enfreindre
Vous pouvez contrôler l'authenticité des documents qui vous sont remis, et exiger la présentation des originaux. Des services publics permettent par ailleurs de vérifier la validité d'un avis d'imposition à partir de ses références.
Ce que vous ne pouvez pas faire, c'est contourner la liste en demandant « à titre facultatif » une pièce interdite. Une demande présentée comme facultative reste une demande, et le déséquilibre entre bailleur et candidat prive ce caractère facultatif de réalité.